Über 100'000 Menschen leben im Kanton Bern mit der Aufenthaltsbewilligung B oder einer Niederlassungsbewilligung C. Das Amt für Bevölkerungsdienste des Kantons Bern (ABEV) kümmert sich um alle Formalitäten rund um Einreise, Aufenthalt und Arbeit dieser Menschen. Täglich bearbeiten sie bis zu 700 Dossiers, das sind 150'000 Fälle jährlich. Die Aufgaben sind sehr vielseitig und reichen von einfachen Aufenthaltsverlängerungen bis zu komplizierten Abklärungen über Familiensituationen. 

Die umfangreichen Arbeitsvorgänge sind mit rund 160 Geschäftsfällen beschrieben, die wiederum Workflows, Checklisten, Arbeitsanweisungen und Aktivitäten enthalten. Nicht selten sind den Arbeitsabläufen gesetzliche Fristen zugeordnet, die es einzuhalten gilt. «Wir waren gezwungen, unsere Prozesse genau unter die Lupe zu nehmen, damit wir diese effizient in der neuen Applikation abbilden konnten. Unsere Mitarbeitenden haben gelernt, wie sie Anforderungen formulieren mussten, damit der Entwickler sie verstand. Das Resultat sind digitale Dossiers, die unsere tägliche Arbeit strukturieren und einfacher gestalten», fasste Markus Aeschlimann zusammen. 

«GLAUX hat zusammen mit uns alle Herausforderungen gemeistert und eine Applikation gebaut, die wir in Zukunft unseren Bedürfnissen entsprechend weiter ausbauen können», bestätigte Markus Aeschlimann. Inzwischen arbeiten das Amt für Bevölkerungsdienste des Kantons Bern (ABEV), das Amt für Integration und Soziales (AIS) und der Migrationsdienst der Stadt Thun (MD Thun)  ihre Geschäftsfälle mit derselben Applikation. «Das System läuft seit Beginn und funktioniert fehlerfrei, wir hatten noch keinen Absturz. Es ist ein gutes Produkt», freut sich Markus Aeschlimann, «es muss aber gemeinsam mit GLAUX weiterentwickelt werden.»

Alle Daten und Dokumente zu den  Klient:innen sind jederzeit aktuell und werden automatisch aus verschiedenen Nebensystemen gespeist. Zudem profitieren alle Benutzer:innen von einem erleichterten Dokumentenmanagement ohne Medienbrüche, denn vom Dokumenteneingang bis zum Versand deckt das System alle Schritte digital ab. «Die elektronischen Dossiers  nehmen uns einiges an Arbeit ab, weil sie uns durch die unterschiedlichsten Prozesse führen. Letztlich profitieren auch unsere Klient:innen, weil wir alle Tätigkeiten und Dokumente von Anfang bis Ende verfolgen können. Wir können die Menschen mit NFAM effizienter begleiten», fasste Markus Aeschlimann zusammen.