PostModul – l’affranchisseuse logicielle
Complément idéal du système de gestion des sorties de documents Printcom, le logiciel PostModul Printcom se charge automatiquement de l’affranchissement électronique de vos envois nationaux et internationaux. La production des documents d’expédition nécessaires est elle aussi automatique.
PostModul vous permet d’étendre et d’optimiser la recherche et le suivi de vos envois en joignant les justificatifs de distribution (affranchissement compris) à vos documents dans vos archives électroniques.
Vous pouvez consulter en temps réel le statut de vos envois dans l’application en ligne et améliorer ainsi la qualité de votre communication client.e.s.
6 atouts de PostModul
Vous prenez en charge tous les types d’affranchissement
PostModul prend en charge les affranchissements Courrier A, B1, B2 et A Plus, Recommandé (R Suisse et étranger) avec avis de réception, Acte de poursuite (AP) avec code-barres, Acte de justice (AJ) et P.P. Business.
Vous générez automatiquement les documents d’expédition
PostModul génère automatiquement les documents d’expédition (BDD et EPLJD).
Vous suivez la progression des envois
PostModul propose une fonction Suivi des envois étendue, sur la base de données propre à chaque client, telles qu’adresse, numéro de client, note, etc.
Vous disposez d’un aperçu détaillé
PostModul vous propose un aperçu détaillé des formulaires envoyés avec chaque lettre recommandée.
Vous vous garantissez un long délai d’archivage
Il est possible de conserver les informations d’expédition au-delà du délai d’archivage défini par La Poste.
Vous archivez votre signature électronique également
La visualisation et l’archivage des justificatifs de distribution électroniques comprennent la ou les signatures électroniques.
Logique de fonctionnement de PostModul
Applications
Les données provenant des applications, qu’elles soient structurées ou non, sont transmises soit à documento (impressions de documents au cas par cas), soit à OMRmarker (gros volume d’impression).
Flux de travail Printcom
Les modules documento ou OMRmarker demandent à PostModul de générer un affranchissement. Ce dernier est apposé sur le document, puis envoyé au format PDF à l’imprimante, à l’appareil multifonctions ou au centre d’impression, avant d’être archivé conformément aux dispositions légales.
Processus auprès de La Poste
PostModul communique les informations d’affranchissement à La Poste, qui lui remet les documents de dépôt requis au guichet. À partir de ce moment-là, ce module reçoit les informations de suivi des envois.
Mise sous pli
Les documents individuels générés par documento sont imprimés au poste de travail et mis sous pli à la main, tandis que les envois en grand nombre sont imprimés et mis sous pli dans un processus piloté par OMRmarker. Les lettres sont apportées à La Poste avec les documents d’expédition.
Transmission à un prestataire
OMRmarker vous permet aussi de transmettre de manière chiffrée (protocole FTP) des documents au partenaire de votre choix, afin qu’il se charge de l’impression et de la mise sous pli.
Envoi électronique
L’envoi des documents par voie électronique peut remplacer ou compléter l’impression. Les canaux suivants sont disponibles pour ce faire : messagerie, IncaMail, e-facture et télécopie.
Archivage électronique
OMRmarker peut en outre classer les documents dans les dossiers appropriés des archives électroniques, de façon conforme aux exigences légales, après les avoir indexés selon des paramètres définis par l’utilisateur.trice. S’il s’agit de PDF consultables (OCR), il peut exploiter d’autres indices à des fins d’archivage ; il est ainsi possible d’enregistrer la totalité du texte à titre d’indice, de sorte à permettre une recherche plein texte même pour des documents graphiques.
Copies et combinaison de canaux
OMRmarker permet de combiner ou d’utiliser plusieurs fois des canaux de distribution pour un seul et même document, par exemple lorsqu’il faut imprimer un document à double exemplaire ou en faire une copie ou encore lorsqu’il doit être envoyé à plusieurs destinataires. Dans un seul cycle de production, il est ainsi possible d’imprimer certains documents et d’en expédier d’autres, par exemple par messagerie.
« PostModul vous permet de mettre en place de nouveaux processus améliorés, quels que soient votre organisation et l’éloignement des acteurs concernés. »
Felix Leimbach
Responsable Printcom