«Bei uns werden fast alle Dokumente digital signiert»
Das Justiz- und Sicherheitsdepartement des Kantons Basel-Stadt nutzt seit mehreren Jahren die digitale Signaturlösung der GLAUX GROUP. So unterschreiben die Mitarbeitenden der Bevölkerungsdienste und Migration jährlich zwischen 12'000 – 24'000 Dokumente elektronisch - und die Signaturlösung hat sie noch nie im Stich gelassen.
Wer im Kanton Basel-Stadt lebt oder arbeitet, kommt früher oder später mit dem Justiz- und Sicherheitsdepartement in Kontakt. Denn die Bevölkerungsdienste und Migration übernehmen vielfältige Aufgaben für die Öffentlichkeit im Kanton Basel-Stadt. Wie zum Beispiel An- und Abmeldungen, Einreise-, Aufenthalts- und Arbeitsbewilligungen, Heirat, Namensänderungen, Pässe und Identitätskarten und Einbürgerungen.
Um diese breite Palette an Dienstleistungen anbieten zu können, wird im Migrationsamt eine Fachapplikation eingesetzt. Aus dieser Fachapplikation signiert das Migrationsamt ihre Dokumente: «Die digitale Unterschrift ist bei uns Teil eines Workflows. Bei jedem Signaturvorgang werden Metadaten mitgegeben, ob es eine oder zwei Unterschriften braucht. Bei uns werden fast alle Dokumente signiert», erklärt der Leiter Stabsdienste der Bevölkerungsdienste und Migration Markus Wirz. Wir sprechen hier von 50 bis 100 Dokumenten pro Tag. Das reicht von Verfügungen bis zu normaler Amtskorrespondenz.
Bis 24'000 Signaturen
4 Abteilungen
1 Signierlösung
Vorreiter in der elektronischen Signatur
Die Bevölkerungsdienste und Migrationen nutzen die elektronische Signatur seit 2017, sie sind also ein Vorreiter, was das digitale Signieren angeht. Sie nutzten zuerst eine andere Lösung als eSignatur Solution, die aus verschiedenen Gründen die Anforderungen nicht mehr erfüllen konnte.
«So wurden wir durch die Swisscom Trust Services (STS) auf eSignatur Solution der GLAUX GROUP aufmerksam gemacht. Innerhalb von knapp fünf Monaten nach der ersten Kontaktaufnahme war die Lösung implementiert und wir konnten wieder vollumfänglich digital signieren», erklärt Markus Wirz (links im Bild).
Weitere Ämter an Bord geholt
Diese Lösung nutzt das Migrationsamt nun seit gut zwei Jahren. «Die Erfahrungen und Rückmeldungen sind durchwegs positiv. Die Lösung von GLAUX GROUP ist einfacher und wurde besser aufgenommen als die vorherigen», führt Markus Wirz aus. Mehr noch: «Aufgrund unserer Erfahrungen interessierten sich weitere Bereiche des Justiz- und Sicherheitsdepartements für die von uns eingesetzte Lösung.» Der Bereich Services, der die Finanzen, das Personal, die Beschaffung sowie die Informatik unterstützen, testeten die Applikation drei Monate lang und entschieden sich ebenfalls für den Einsatz von eSignatur Solution. Die Signatur wird mittlerweile von fast 200 Nutzer:innen genutzt und durch die Eingabe eines Passworts via Mobile App auf dem Mobiltelefon bestätigt.
«Die Zusammenarbeit mit der GLAUX GROUP war immer sehr kollegial, offen und ehrlich, wir fühlten uns unterstützt. Uns wurden auch immer alle Nachteile erläutert. Das schätzen wir sehr.»
Markus Wirz
Projektleiter Fachappliktionen JSD
Die digitale Signatur erweitern
Mit eSignatur Solution signieren die Mitarbeitenden qualifiziert elektronisch (QES). Mittels des lokal installierten eSignatur Desktop Signers kann so einfach und schnell unterzeichnet werden und das Dokument verlässt die Infrastruktur des JSD nie. Das Zusammenspiel zwischen eSignatur Solution und den Fachapplikationen wird jeweils mit den verantwortlichen Dienstleistern gemeinsam umgesetzt. «Alle Probleme, wie z.B. Namensführungen von Mitarbeitenden nach ausländischem Recht, konnten innert kürzester Zeit gelöst werden», so Markus Wirz.
Das JSD will die Signaturlösung nun um die biometrische Unterschrift erweitern. «Wenn wir eine Einvernahme machen, muss das Protokoll nach dem Gespräch ausgedruckt, unterschrieben und wieder einscannt werden. So führen wir alles doppelt. Das wollen wir in Zukunft komplett elektronisch mit Tablets lösen», führt Markus Wirz aus. Weiter will das JSD die einfache Signatur sowie die Verwendung von Siegeln, also eine Unternehmens-Signatur, einführen, weil nicht alle Prozesse eine qualifizierte elektronische Unterschrift (QES) und damit eine Identifikation per Mobiltelefon erfordern.
Rechtlich keine Probleme
Den grössten Teil der signierten Dokumente verschicken die Mitarbeitenden per Post. «Dank dem integrierten Dokumentenmanagementsystem erhält jedes Dokument einen Zeitstempel mit der Signatur, der identisch ist mit jenem, der auf dem verschickten Dokument ist, womit die vollständige Nachvollziehbarkeit gewährleistet werden kann. Was bisher noch nie zu Problemen führte», erklärt Markus Wirz.
6 Vorteile der Signierlösung:
Umfangreiche Signaturarten
Von der Einfachen Elektronischen Signatur (EES) bis zur Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) – die Esignature deckt das gesamte Spektrum an elektronischen Unterschriften ab.
Intuitive Bedienung
Einfachste Bedienung Dank Drag-and-Drop-Funktion: Dokument anzeigen, Signatur an der richtigen Stelle platzieren, speichern und weiterleiten oder zurücksenden.
Rechtsgültig
Für Prozess-Schritte, in denen eine erhöhte Verbindlichkeit und Nachvollziehbarkeit verlangt wird: Signaturen und Siegel mit dem höchstmöglichen Standard. Sowohl für den Schweizerischen (QES ZertES) als auch für den Europäischen Rechtsraum (eIDAS).
Einfache oder mehrfache Signatur
Dokumente können sowohl einzeln als auch mehrfach unterschrieben werden. Sind weitere Unterschriften nötig, werden die Personen automatisch per E-Mail eingeladen – Benachrichtigung über erfolgreiches Signieren inklusive.
Integrierte Benutzerverwaltung
Sie können Benutzer selber verwalten oder die Lösung an Ihren bestehenden Verzeichnisdienst anschliessen. So sparen Sie sich aufwändige Arbeiten und stellen sicher, dass die Benutzer jederzeit aktuell gehalten werden.
On Premise
Die Lösung ist darauf ausgerichtet, in Ihrem eigenen IT-Umfeld betrieben zu werden. Sie haben so jederzeit die volle Kontrolle über das System und die durch das System verwalteten Daten und Dokumente.
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