Gina, le logiciel pour les organes suisses d’exécution des peines et mesures

Le portail personnel myGina permet de faire rapidement le tour des événements les plus récents de l’institution : entrées et sorties des derniers jours, visites annoncées, événements particuliers, bref, toutes les informations indispensables au bon fonctionnement de l’établissement et à un travail professionnel.

L’application contient et met automatiquement à jour les données de base de tous les services et établissements d’exécution des peines. Les masques de saisie guident l’utilisateur.trice dans tous les processus, tels qu’entrées et sorties.

Gina permet de tenir une comptabilité détaillée de tous les mouvements, quel que soit leur montant : prix de pension et autres dépenses – telles que frais médicaux, médicaments et déplacements –, salaires ou encore achats au kiosque. Le salaire des personnes internées leur est versé sur leur compte personnel et les achats qu’ils effectuent au kiosque en sont débités.

Le module comptabilité de Gina satisfait aux exigences légales en matière de comptabilité. Comme les comptabilisations simples sont générées par des processus, l’application peut les interpréter dans leur contexte et générer elle-même le jeu d’écritures comptables en résultant. Les comptables se familiarisent rapidement avec ce module, car il se fonde sur les règles de la comptabilité en partie double.

La solution logicielle permet de réaliser tant les processus métiers internes que ceux qui relient l’institution à d’autres acteurs et actrices de l’exécution des peines ou à d’autres applications. Les masques de saisie ad hoc de Gina guident l’utilisateur.trice dans la réalisation des processus de l’institution, facilitant par exemple l’attribution et le transfert de client.e.s. Lorsqu’il s’agit d’un processus métier complexe, faisant intervenir un grand nombre d’acteurs et actrices, il est fait appel à un processus technique évolué qui coordonne les applications des institutions, organisations et services concernés.

Les événements à la réception et les incidents notables au sein de l’établissement sont consignés dans le journal de bord, sur la base de processus ad hoc. S’agissant des visites, le logiciel garantit l’enregistrement des données personnelles des visiteur.euse.s ainsi que l’heure du début et de la fin de la visite. Il avertit aussi le personnel lorsqu’une visite n’est pas autorisée en raison du régime en vigueur ou d’une sanction.

L’agenda et le journal d’exécution recensent les activités des client.e.s. Les événements planifiés sont consignés dans l’agenda, puis reportés a posteriori dans le journal d’exécution et complétés. Les données enregistrées sont aussi utilisées pour l’évaluation des client.e.s dans Gina Conduite.

Des actes d’exécution types sont préenregistrés pour chaque sorte de condamnation. Ils peuvent être automatiquement ajoutés lors de la saisie du cas et adaptés à chaque cas concret.

L’archivage sécurisé et centralisé des fichiers texte, son et image garantit l’accès aux données et aux fichiers à tous les acteurs et actrices de l’exécution des peines du canton qui bénéficient des autorisations requises. Gina Gestionnaire de fichiers est la cheville ouvrière de la gestion électronique des dossiers et, par conséquent, de la communication électronique des écrits. 

La gestion des versions, ainsi que l’archivage et l’extraction des documents, facilite le travail en équipe, d’autant plus qu’avec Office 365, plusieurs personnes peuvent travailler simultanément sur les documents. En outre, la gestion des tâches permet de transmettre des fichiers pour information, pour avis ou pour exécution et d’accorder un accès temporaire aux fichiers.

Le gestionnaire de fichiers dispose d’une fonction de recherche simple et rapide dans les données numériques, métadonnées y compris. En reproduisant fidèlement les fichiers, la visionneuse accélère le rythme de travail et accroît considérablement l’acceptation des dossiers électroniques.

Gina Kiosque se charge de la gestion du stock, des commandes, des livraisons et de la gestion des comptes client.e.s, faisant ainsi office à la fois de magasin, de service de livraison et de banque. Il dispose d’une fonction garantissant le respect des restrictions et des sanctions individuelles concernant l’assortiment. Il permet de paramétrer tant la gestion du stock que la logistique, pour éviter que des marchandises interdites ne soient introduites dans l’établissement.

Gina Bibliothèque simplifie la gestion de la bibliothèque interne avec ses fonctions de saisie automatisée, de gestion des emplacements et de prêt. Le processus de prêt est optimisé pour le recours au scannage du code barre. 

Pour garantir la sécurité de la médication et prévenir les abus, il faut des processus ad hoc, des contrôles et une base de données fiable contenant les diagnostics et les antécédents médicaux. Les décisions concernant les traitements médicamenteux, les consultations, les régimes alimentaires et les consignes à donner au personnel se fondent sur le dossier médical, dans lequel les instructions du service médical sont centralisées et affichées en fonction des droits d’accès des utilisateur.trice.s. Le rapport du service médical est également mis à la disposition du service cantonal d’exécution des peines et mesures à des fins décisionnelles.

La personne respecte-t-elle les règles de conduite qui lui ont été imposées ? Gina Conduite permet l’évaluation régulière des détenu.e.s, qui sert notamment de base aux assouplissements de peine.

Les rapports et graphiques d’évaluation de Gina Conduite sont d’une grande utilité, tant pour l’établissement que pour le service cantonal d’exécution des peines et mesures, qui décide des éventuels assouplissements. Le travail en détention effectué par les client.e.s est  étroitement lié au volet « Qualifications » de Gina Conduite. Ce logicel crédite par ailleurs automatiquement la rémunération du travail sur les comptes client.e.s.

Gina Informations produit rapidement des tables simples, des tableaux croisés et des graphiques, et cela, dans de nombreux formats. Les utilisateur.trice.s peuvent créer leurs propres rapports, même sans avoir de connaissances de programmation. Le logiciel leur fournit diverses listes standard, statistiques, rapports et modes d’exportation de données. Il s’agit notamment d’informations sur le taux d’occupation, le régime de détention, les entrées et les sorties, les types de sanctions et les régimes spéciaux.