« Le savoir-faire de socialweb est unique »

La recherche d'un nouveau logiciel

L'Armée du Salut est une organisation internationale, chrétienne et sociale. La branche suisse de l'Armée du Salut comprend de nombreuses institutions sociales, dont des programmes d'intégration au travail, des foyers pour personnes en situation de handicap ainsi que des résidences pour adultes, jeunes et enfants dans différentes situations de vie. Auparavant, les institutions utilisaient le système de base de données IBM Notes. La décision de remplacer ce logiciel a été prise par l'Armée du Salut internationale avec une date limite claire : Décembre 2024.

« Les institutions sont très diverses dans leur offre, mais nous voulions une seule solution logicielle pour toutes. Cela augmente l'efficacité, facilite le support, les formations et les changements de personnel au sein des institutions », explique Michael Andrey, chef de projet du côté de l'Armée du Salut. Michael Andrey et Ingo Hefti de son équipe, ont d'abord saisi l'état actuel et les exigences des institutions pour une nouvelle solution. « C'est ainsi qu'est né un vaste catalogue d'exigences, avec lequel nous nous sommes lancés dans la difficile recherche d'un fournisseur », rapporte Michael Andrey.

Nous sommes assis dans le jardin de la maison des enfants, notre regard se pose sur la cour nouvellement aménagée. On y trouve différents éléments d'escalade et de mouvement en rondins de bois, et à une dizaine de mètres de hauteur trône une tour de jeu avec une vigie qui fait penser à un petit observatoire. Les enfants ont pu participer aux décisions et à l'aménagement.
Avant que l'Armée du Salut n'attribue le marché, le Centre Espoir à Genève, Wohnen und Begleiten à Zurich et le foyer pour enfants Holee à Bâle ont testé socialweb de manière intensive pendant trois mois avec leurs données productives.

« En fin de compte, les trois institutions ont décidé si elles voulaient aller plus loin avec socialweb ou non, car elles doivent finalement l'utiliser quotidiennement. Une fois la décision prise, nous avons migré une institution après l'autre. En mai 2022, la première institution a été mise en ligne, et d'ici fin 2024, socialweb sera implémenté dans toutes les institutions », explique Michael Andrey. Stephan Sieber ajoute : « Je voulais absolument tester socialweb. De par mon expérience professionnelle, je connais de nombreuses solutions logicielles, mais souvent, elles ne sont pas entièrement pensées. Avec socialweb, c'est différent. J'ai vite compris que c'était la meilleure solution que nous ayons testée. On voit que des gens du secteur social y ont travaillé ».

La maison d'enfants Holee dispose d'un service d'accueil d'urgence 24 heures sur 24 : « La police nous amène des enfants même au milieu de la nuit. Nous travaillons avec des horaires irréguliers, ce qui est de moins en moins attractif pour beaucoup », explique Stephan Sieber. En plus de ce quotidien exigeant, il faut aussi gérer la technologie et l'administration. « Pour les collaborateurs, l'introduction de socialweb a été un grand changement. Ils sont très impliqués dans les affaires courantes et les logiciels sont moins prioritaires pour eux.

En plus, il y a des réunions de projet, et en plus ils doivent regarder des vidéos de formation - il y avait beaucoup d'incertitude », raconte Michael Andrey. C'est pourquoi l'équipe de projet a mis en place très tôt un accès au logiciel, afin que les collaborateurs puissent créer les premières entrées de journal et visionner les vidéos de formation. Ils se sont ainsi rapidement familiarisés avec la nouvelle application.

Dans le groupe Chäferli, où vivent les enfants en bas âge, des Legos et des chaussures de princesse roses scintillantes sont exposés dans le couloir. « Ici, tout le monde s'en sort bien avec socialweb. Le logiciel est convivial et les collaborateurs le trouvent plus simple que l'ancien système. Leur travail quotidien a été facilité par le logiciel », rapporte Stephan Sieber. Et d'ajouter : « Nous avons beaucoup de jeunes qui compensent le manque partiel de compétences numériques des collaborateurs plus âgés. En revanche, les plus expérimentés assument d'autres tâches à leur place ».

Michael Andrey souligne à quel point il a été précieux d'avoir Matthias Andenmatten, un informaticien avec un bagage socio-éducatif, dans l'équipe. « Le savoir-faire de socialweb est unique en Suisse. La collaboration d'Ingo Hefti, qui a mis en place et géré la base de données IBM Notes à l'Armée du Salut, a également été inestimable. « Grâce à son savoir-faire et à son bon réseau dans les institutions, nous avons pu résoudre en amont de nombreux problèmes directement avec Matthias », explique Michael Andrey. 

La stratégie numérique de l'Armée du Salut est vaste, mais socialweb couvre très bien les besoins. Par exemple, les processus existants doivent être simplifiés avec de nouvelles applications, ce qui est satisfait par le travail avec des tablettes, la connexion avec Face ID ou la connexion VPN intégrée. « Et nous assurons le support en interne, ce qui nous permet de résoudre nous-mêmes la plupart des problèmes », explique Michael Andrey. Le projet était de grande envergure, mais finalement très réussi : « Nous avons respecté le calendrier et sommes restés dans les limites du budget, ce qui n'est pas évident pour les projets logiciels. La longue phase d'évaluation et l'implication des institutions ont été les clés du succès », souligne Michael Andrey.

Une première enquête a révélé que plus de 80 pour cent des utilisateurs sont très satisfaits ou satisfaits du logiciel. « Les 17 pour cent de personnes partiellement satisfaites s'expliquent par le fait que nous n'avons pas encore implémenté tous les modules et exigences de socialweb en raison du calendrier strict », explique Michael Andrey. Ceux-ci seront ajoutés dans un deuxième projet, si cela s'avère utile.

Nous faisons nos adieux à Stephan Sieber et à la maison d'enfants Holee. En même temps que nous, une fillette d'environ cinq ans, accompagnée d'un homme et d'une femme, quitte le bâtiment. Elle porte sa peluche sous le bras et rayonne.

C'est ainsi que la maison d'enfants Holee et le Schlössli utilisent socialweb :

• L'équipe de Stephan Sieber utilise le journal, les tâches et les rendez-vous - ces derniers détournés de leur fonction première pour le contrôle et les statistiques des visites ainsi que pour la coordination, et pour planifier quand et où les enfants doivent être.
• Ils utilisent le tableau d'affichage pour les objectifs actuels de chaque enfant.
• Ils utilisent également les modules Fichiers, Contacts, Système et Soins, ce dernier pour la distribution des médicaments et la documentation, qui correspond exactement aux directives cantonales.
• Les droits de visite actuels des enfants sont enregistrés dans le module « Textes ».