Comment Aarhus a résolu le problème de la numérisation

En nous rendant à son bureau, nous passons devant le parc de véhicules de l'école spécialisée, où s'alignent des fauteuils roulants, des aides à la marche et à la station debout, et d'autres engins. «L'équipe d'orthopédie est ici au moins un jour par semaine, chaque enfant a besoin d'un soutien sur mesure», explique M. Hauser. On a l'impression que l'informatique est au mieux secondaire. Malgré tout, sans technologie, peu de choses fonctionnent à Aarhus. «Nous avions un retard en matière de numérisation, mais il a été comblé. Outre Microsoft, socialweb et le les logiciel le plus important dans notre entreprise. La façon dont nous travaillions auparavant avec des listes Excel était archaïque», déclare Tobias Hauser.

Au cours des 18 derniers mois, Aarhus a transformé l'ensemble de son environnement informatique. Citrix a été supprimé, SharePoint a été introduit, Abacus a été déplacé dans le cloud et enfin, socialweb a été introduit. «Si on change de logiciel, autant le faire correctement», s'est dit Tobias Hauser à ce moment-là. «Tout le reste n'a pas de sens.» Il a donc été nommé responsable du projet en interne. En juillet 2023, les premiers employés ont reçu leurs accès à socialweb, puis à partir de la mi-octobre, les 345 employés ont finalement pu l'utiliser. Même le personnel d'entretien et de nettoyage utilise désormais le logiciel pour enregistrer ses heures de travail. 

Le service de thérapie a été le plus long à se décider, car il avait des exigences complexes et voulait d'abord être convaincu. «J'ai dû faire beaucoup d'efforts pour les convaincre d'adopter socialweb», explique Tobias Hauser. Mais les collaborateurs du service de thérapie ont ensuite mis les bouchées doubles: «Désormais, toute la planification des rendez-vous pour les thérapies et l'organisation des consultations médicales se font via socialweb. Et ils sont satisfaits», déclare Tobias Hauser non sans fierté.

Tobias Hauser est actuellement le seul super-utilisateur de socialweb. «Comme aucune autre personne clé n'a été impliquée, c'est à moi qu'incombe la responsabilité de toutes les tâches liées au système, même si je n'ai pas assez de temps pour le faire.» Sa conclusion la plus importante : les super-utilisateurs doivent être définis dès le début et impliqués dans le développement. Il recommande également de mettre en œuvre le changement informatique par étapes plutôt que d'un seul coup.

Aujourd'hui, l'Aarhus est l'une des rares institutions en Suisse à utiliser tous les modules de socialweb : fichiers, soins, réseaux, contacts, planification et gestion du temps de travail. Ils sont encore en pleine phase d'introduction des modules prestations et factures. Ils ont commencé par le service de thérapie, car celui-ci facture de nombreux prestataires tels que les caisses d'assurance maladie et l'AI. Ensuite, les frais de séjour des autres services seront facturés via socialweb. «Je pense que ce sera facile après les thérapies», déclare Tobias Hauser avec confiance. La configuration du module Processus a commencé fin 2024.

Pour la configuration, ils se réunissaient chaque semaine avec Matthias Andenmatten et l'équipe du projet pour mettre en œuvre les exigences. « J'aime les réunions de configuration avec socialweb, cela me stimule. Mon plus grand défi était autre : convaincre les gens en interne de l'intérêt de socialweb. Cela a été très exigeant et n'a fonctionné que parce que j'ai pu compter sur le soutien du directeur. Il a soutenu le projet dès le début et a fourni les ressources et les conditions nécessaires.» Tobias Hauser n'a pas travaillé sous pression, mais en faisant preuve de persuasion. « Matthias Andenmatten et son équipe ont été d'un grand soutien. Ils sont compétents, ont de bonnes capacités rhétoriques et sont rapides d'esprit. »

Keti Iashvili, responsable du groupe de vie rouge, apprécie particulièrement la facilité de gestion des données de base dans socialweb : « Quand je dois prendre un rendez-vous chez le médecin pour un résident, je peux voir toutes les informations nécessaires en un seul clic. C'est très clair. » Le logiciel a également fait ses preuves en matière de collaboration interdisciplinaire : « Je peux marquer toutes les personnes, comme les thérapeutes ou le personnel de nuit, qui doivent recevoir un message. Et grâce à la fonction de commentaire, de nombreuses informations peuvent également être clarifiées ou obtenues ultérieurement », explique Keti Iashvili.

Tobias Hauser, en tant que responsable des adultes, apprécie la bonne vue d'ensemble qu'offre socialweb : «Je peux afficher tous les incidents inhabituels ou les erreurs de médication, y compris les commentaires, ce qui nous permet de respecter facilement l'obligation de surveillance du canton». Pour les incidents inhabituels, les erreurs de médication et les crises, Aarhus a mis en place des processus contrôlés avec des cases à cocher et des modules de texte. Sinon, la tenue du journal est libre.

Ce que tous deux soulignent : « socialweb suppose une certaine responsabilité personnelle. C'est un logiciel qui doit être utilisé. Il n'a pas d'automatismes. Cela présente de nombreux avantages, mais aussi des inconvénients », explique Tobias Hauser. Keti Iashvili estime que même les employés dont l'allemand n'est pas la langue maternelle s'en sortent bien et que les nouveaux membres de l'équipe sont rapidement formés, car ils n'ont qu'un seul outil à apprendre.

Pour conclure, Tobias Hauser fait une proposition d'amélioration : « socialweb pourrait développer un nouveau module de « Facility Management (cuisine, repas) ». Le logiciel sait déjà qui est présent et quand. Il suffirait de relier ces données aux plans et aux prestations. Pour notre taille, ce serait une formidable extension », dit Hauser en souriant.

Depuis près de 70 ans, la fondation Aarhus aide les enfants, les adolescents et les adultes souffrant d'un handicap physique ou de handicaps multiples à apprendre, à travailler et à vivre. Dans le cadre de contrats de prestations avec le canton de Berne, elle gère une école primaire spécialisée avec internat, d'autres groupes de vie avec ateliers et s'occupe de personnes sur plusieurs sites à Gümligen, Wichtrach et Zollikofen.