« Tout le monde a des points de contact avec socialweb »

Construire un système qui convient à tous

obvita est divisée en trois départements : consultation visuelle, intégration professionnelle, travail et logement, et chaque département a des exigences différentes en matière de système logiciel. « Tous ont des prescripteurs différents, des clients différents en termes d'âge ou de thèmes, et construire une solution logicielle qui convienne à tous a été un énorme défi », explique Matthias Lorenz.

La recherche d'une solution adaptée a commencé en 2021 par le groupe de projet et a duré environ deux ans. Début 2023, le choix s'est porté sur socialweb. Un groupe de configuration a été constitué, dont Matthias Lorenz faisait partie. « Au cours des premiers mois, nous nous sommes occupés de la représentation de la structure de base et de nos processus dans socialweb et avons choisi les modules dont nous avions besoin ».

À partir de juillet 2023, la migration des données, la saisie des données et le contrôle des interfaces avec le système principal Abacus ont eu lieu. « Ce fut une période très intense, l'équipe centrale du groupe de configuration comprenait alors neuf spécialistes d'obvita et une responsable de projet de socialweb. L'idée était de faire avancer ensemble l'implémentation toutes les deux semaines. Nous avons rapidement constaté que nous avions besoin d'accords internes en plus des réunions avec socialweb. Au début, nous avons sous-estimé les ressources en temps nécessaires », explique Matthias Lorenz.

Le groupe de projet était composé de personnes qui travaillent en contact direct avec les clients. L'introduction a donc impliqué un surcroît de travail en plus des activités quotidiennes. « Cela nous a tous beaucoup occupés. Des questions relatives aux processus et aux procédures sont également apparues, que nous avons dû discuter et définir en interne avant de pouvoir les reproduire dans socialweb », explique Matthias Lorenz.

En raison de la durée du projet, il y a également eu des changements de personnel au sein du groupe de projet et de configuration. « C'était un grand défi, car les personnes devaient être formées et se familiariser à nouveau avec la complexité du système. Le groupe de configuration initial de neuf personnes s'est réduit à quatre membres au fil du temps », explique Matthias Lorenz.

socialweb a conduit l'équipe à mieux connaître les besoins des différents secteurs. « Nous devions savoir exactement ce que les autres faisaient et ce dont ils avaient besoin. C'était très passionnant et ça l'est encore aujourd'hui. Si je ne comprends pas les nouvelles exigences de la base pour le système, je me les fais expliquer », explique Matthias Lorenz.

L'introduction de socialweb a permis à obvita de faire évoluer ses processus : « Dans notre ancien système, nous envoyions les entrées de journal par e-mail. Avec socialweb, ce n'est plus nécessaire. Au lieu de cela, nous envoyons des messages de chat, signalons les entrées et saisissons des notes. C'est non seulement plus convivial, mais aussi nettement mieux du point de vue de la protection des données, car toutes les informations restent en sécurité dans le système », explique Matthias Lorenz.

Les réactions à socialweb de Matthias Lorenz dans le cadre de l'intégration professionnelle sont toutes positives. « Il arrive que quelqu'un dise : “Hé, super système, je suis très content”. Chaque domaine a ses propres key users, qui interceptent les questions les plus importantes et échangent régulièrement entre eux. « Ils sont coresponsables de la représentation d'un nombre croissant de processus internes dans socialweb. Et le groupe des utilisateurs clés se charge ensuite de la mise en œuvre de l'idée ».

L'accès basé sur le web de socialweb est un grand avantage : « En matière de consultation visuelle, les collaborateurs peuvent y accéder de partout, donc aussi en déplacement, et tout est automatiquement enregistré. C'est une grande simplification par rapport à avant. L'ancien système tombait régulièrement en panne, c'est pourquoi beaucoup misaient sur le dossier papier qui a fait ses preuves ». Comme socialweb est si stable, obvita ne travaillera plus que par voie numérique à moyen terme. « Et nous voulons que toutes les informations concernant les clients soient uniquement disponibles sur socialweb et non plus sur des lecteurs quelconques », explique Matthias Lorenz.

« L'introduction de socialweb a été l'un des plus grands projets d'obvita au cours des dix dernières années », résume Matthias Lorenz. Aujourd'hui, le système est utilisé dans tous les domaines - de la consultation visuelle à l'intégration professionnelle en passant par la formation et l'accompagnement au logement. « Il n'y a pratiquement personne qui n'ait pas de point de contact avec socialweb. Après un an, nous pouvons dire que le système facilite notre quotidien, fonctionne de manière très fiable et couvre très bien nos besoins ».

obvita est une institution sociale basée à Saint-Gall, qui s'engage pour la promotion et l'intégration des personnes en situation de handicap de Suisse orientale et du Lichtenstein. Elle propose des services variés tels que la formation, des emplois, des offres de logement et des conseils aux personnes souffrant d'un handicap visuel ou d'autres handicaps.

Par ses offres, obvita soutient l'autonomie et la participation sociale de ses clients et apporte ainsi une contribution importante à l'inclusion dans la société.

www.obvita.ch (seulement en allemand)