Envoi en masse de documents. Un service personnalisé pour chaque destinataire,sur le canal de communication le plus approprié.

Nos solutions de sortie de documents gèrent automatiquement les canaux de distribution – tant physiques qu’électroniques – en fonction de chaque destinataire. Vous satisfaites ainsi aux exigences de vos clients qui ont opté pour le tout numérique et tirez parti du potentiel considérable d’économie et de modernisation des canaux électroniques.

Si vous souhaitez obtenir une preuve de l’envoi ou fixer des échéances pour des paiements, oppositions ou réponses, le logiciel de la société Printcom, partenaire certifié de La Poste, vous garantit une transparence à tous les niveaux concernant le statut de la production et de l’envoi de vos messages sur tous les canaux. Ce logiciel établit le statut exact de chaque envoi et vous fournit des confirmations de livraison ayant force probatoire, des signalements de problèmes de remise et des messages de retour numériques.

Économisez temps et argent en externalisant l’envoi de documents. Avec notre logiciel, vous gardez la maîtrise de la composition des lettres et les transmettez automatiquement, après vérification, au centre d’impression. Qu’il s’agisse d’envois par lots ou d’envois individuels, le système prend en charge le courrier quotidien de l’ensemble des postes de travail et des applications et le transmet au centre d’impression. Un atout idéal pour le personnel en télétravail, car ce processus entièrement numérisé dispose de fonctions d’annulation des envois et de prévisualisation sur écran du courrier prêt à l’expédition.

L’affranchissement électronique de vos envois individuels ou en nombre s’effectue de façon entièrement automatique lors de l’impression, sur la fenêtre de visualisation. Vous n’avez dès lors plus besoin de machine à affranchir ni de procédés manuels tels que la pose d’étiquettes pour les recommandés. La production des documents d’expédition est elle aussi automatique. Lorsque vous classez vos documents dans vos archives électroniques – par ailleurs conformes aux exigences légales – vous pouvez y joindre les justificatifs de distribution électroniques (affranchissement compris).

Les solutions Printcom scannent les documents entrants, les documents internes et les dossiers sur papier et les indexent dans un système de gestion des documents ou dans des archives. Le recours à des sources de données (applications spécialisées, bases de données, codes-barres ou codes 2D par ex.) rend le processus plus simple et plus rapide. Le contrôle visuel en option garantit la qualité des données et permet de choisir les processus, puis de les piloter en aval.

Dans les processus fondés sur des dossiers électroniques, il est souvent important de localiser rapidement les informations essentielles et de les faire parvenir aux parties concernées. Notre outil vous permet non seulement de produire des documents PDF sur la base de différents dossiers, mais aussi de les commenter ainsi que de mettre en exergue des passages ou d’en caviarder.