Envoi en masse de documents. Un service personnalisé pour chaque destinataire,sur le canal de communication le plus approprié.
La transformation numérique est source de problèmes particuliers pour les organisations qui gèrent de gros volumes de documents : elles doivent jongler avec différents systèmes, utilisant différents processus, pour produire, mettre en forme et envoyer des documents.
Garantir la sécurité juridique, suivre le statut de la livraison et respecter les délais : autant d’impératifs pour toute organisation. Il faut pour cela une stratégie globale de sortie de documents, du poste de travail individuel aux processus automatisés. Une stratégie dont on attend aussi des avancées en termes de durabilité et une réduction des coûts inhérents aux dispositifs obsolètes tels qu’imprimantes ou machines à affranchir.
Coûts raisonnables, sécurité, rapidité, exactitude, automatisation et personnalisation : les systèmes de gestion de sorties de documents doivent satisfaire à de nombreux critères. Une évidence pour les solutions logicielles intégrales de pointe de printcom, qui garantissent des processus de sortie fluides et performants tant pour l’administration que pour l’économie privée.
6 bonnes raisons d’opter pour les solutions printcom
Standardisez vos processus de sortie de documents
Notre solution standard vous permet de simplifier vos processus et d’accroître tant l’efficience que la traçabilité de l’envoi de documents.
Imprimez en toute liberté
Avec notre solution, vous pouvez relier n’importe quelle imprimerie au système ou passer de l’une à l’autre. Conversion de formats, pilotage de métadonnées et envoi sécurisé au centre d’impression ne sont que quelques-unes de ses fonctions.
Passez au tout numérique à votre rythme
Notre logiciel vous accompagne pas à pas dans la dématérialisation de vos procédures, du traitement manuel au tout numérique, en passant par des modalités hybrides.
Tirez parti de tous les canaux de communication
Un seul clic de souris vous permet de contrôler tous les canaux utilisés pour chaque destinataire. Avec une stratégie multicanal, vous tirez tout le parti possible de la souplesse et du potentiel d’économie des différents canaux de distribution, de ceux d’aujourd’hui comme de ceux de demain.
Adaptez le système à vos processus
Grâce à son système d’organisation des documents personnalisable et à sa conception modulaire éprouvée, notre solution s’adapte parfaitement à vos procédures et processus.
Éditez vos documents
Fusionnez des documents provenant de différentes applications, puis modifiez, effacez et déplacez-en librement les éléments.
« J’observe l’évolution de printcom et les avantages dont nous pourrions tirer à l’avenir de ses solutions logicielles. »
Martin Gianutt
Chef de la chancellerie et de l’office des poursuites de la commune de Wallisellen-Dietlikon
Tirez parti du potentiel de notre solution de sortie de documents
Envoi électronique
Nos solutions de sortie de documents gèrent automatiquement les canaux de distribution – tant physiques qu’électroniques – en fonction de chaque destinataire. Vous satisfaites ainsi aux exigences de vos clients qui ont opté pour le tout numérique et tirez parti du potentiel considérable d’économie et de modernisation des canaux électroniques.
Sécurité juridique garantie
Si vous souhaitez obtenir une preuve de l’envoi ou fixer des échéances pour des paiements, oppositions ou réponses, le logiciel de la société Printcom, partenaire certifié de La Poste, vous garantit une transparence à tous les niveaux concernant le statut de la production et de l’envoi de vos messages sur tous les canaux. Ce logiciel établit le statut exact de chaque envoi et vous fournit des confirmations de livraison ayant force probatoire, des signalements de problèmes de remise et des messages de retour numériques.
Un gain de temps grâce à l’externalisation
Économisez temps et argent en externalisant l’envoi de documents. Avec notre logiciel, vous gardez la maîtrise de la composition des lettres et les transmettez automatiquement, après vérification, au centre d’impression. Qu’il s’agisse d’envois par lots ou d’envois individuels, le système prend en charge le courrier quotidien de l’ensemble des postes de travail et des applications et le transmet au centre d’impression. Un atout idéal pour le personnel en télétravail, car ce processus entièrement numérisé dispose de fonctions d’annulation des envois et de prévisualisation sur écran du courrier prêt à l’expédition.
Affranchissement entièrement automatisé
L’affranchissement électronique de vos envois individuels ou en nombre s’effectue de façon entièrement automatique lors de l’impression, sur la fenêtre de visualisation. Vous n’avez dès lors plus besoin de machine à affranchir ni de procédés manuels tels que la pose d’étiquettes pour les recommandés. La production des documents d’expédition est elle aussi automatique. Lorsque vous classez vos documents dans vos archives électroniques – par ailleurs conformes aux exigences légales – vous pouvez y joindre les justificatifs de distribution électroniques (affranchissement compris).
Scannage de documents simplifié
Les solutions Printcom scannent les documents entrants, les documents internes et les dossiers sur papier et les indexent dans un système de gestion des documents ou dans des archives. Le recours à des sources de données (applications spécialisées, bases de données, codes-barres ou codes 2D par ex.) rend le processus plus simple et plus rapide. Le contrôle visuel en option garantit la qualité des données et permet de choisir les processus, puis de les piloter en aval.
Gestion de dossiers numérique
Dans les processus fondés sur des dossiers électroniques, il est souvent important de localiser rapidement les informations essentielles et de les faire parvenir aux parties concernées. Notre outil vous permet non seulement de produire des documents PDF sur la base de différents dossiers, mais aussi de les commenter ainsi que de mettre en exergue des passages ou d’en caviarder.
Notre vision :
Nous proposons l’excellence dans la gestion des sorties de documents aux services publics suisses qui ont fait le choix de la modernité !
Felix Leimbach
Responsable de Secteur Printcom
Nos solutions logicielles, quand performance rime avec excellence
documento – la plateforme intelligente pour la gestion de vos documents
documento reçoit les documents préparés par les applications en amont et les met en forme en fonction du canal utilisé. Avec ce logiciel, vous configurez la production et la distribution de documents sur la base de ses différents modules, de la production de PDF à l’envoi via le canal approprié, en passant par l’ajout de codes-barres ou de codes 2D ainsi que de la signature numérique.
PostModul – la solution d’affranchissement certifiée par la Poste suisse
Avec PostModul, l’affranchissement électronique de vos envois en Suisse et à l’étranger s’effectue automatiquement, tout comme la production des documents d’expédition et l’annonce des envois à la Poste. Grâce à sa banque de données intégrée, vous pouvez suivre facilement vos envois sur tous les canaux, de la poste physique à la poste électronique. Un atout qui accroît la qualité et la sécurité juridique de la communication avec vos clients et permet à vos collaborateur.trice.s de fournir des renseignements exacts et à jour.
OMRmarker – le traitement automatique des envois de masse
Notre solution OMRmarker, basée sur serveur, automatise le traitement par lots et le courrier quotidien. Elle centralise, trie et met en forme les documents en fonction du canal de distribution et leur ajoute, sur la base de règles définies par le client, des pièces jointes, le timbre d’affranchissement, des signatures numériques ainsi que les instructions destinées aux systèmes de mise sous pli et d’impression haute performance. Les tâches pouvant être paramétrées, il est possible d’automatiser tous les processus d’un centre d’impression de pointe, interne ou externe. Avec l’aperçu des tâches et les tableaux statistiques, vous avez en tout temps une vue d’ensemble des travaux en cours.
documento ScanClient – la solution de scannage de documents
La solution documento ScanClient permet de scanner et d’archiver des documents au poste de travail. Une fois les documents numérisés, elle leur ajoute des codes-barres ou des métadonnées provenant de bases de données à choix et les classe correctement dans les archives électroniques. Ce processus, facilité par les outils de lecture et de reconnaissance optique de documents, permet à l’utilisateur.trice de conserver le contrôle des tâches et, le cas échéant, de corriger les documents et les métadonnées.
Extracteur de dossiers – le couteau suisse de la gestion de documents
L’extracteur de dossiers crée des extraits à partir des différents documents d’une procédure. Il vous permet d’ajouter, de supprimer et de réorganiser les pages qu’il génère et d’y ajouter des annotations pour commenter, mettre en exergue ou encore caviarder de manière sûre des passages. Grâce à ses nombreuses interfaces, il extrait les documents des applications en amont ou du système de gestion de documents. Le document ainsi produit est classé ou envoyé au format PDF ou PDF/A.
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