Gina — die Software für den Schweizer Justizvollzug

Das persönliche Portal myGina bietet einen raschen Überblick über die jüngsten Ereignisse in der Institution. Ein- und Austritte der letzten Tage, angemeldete Besuche, besondere Vorkommnisse – Informationen für einen reibungslosen Betrieb und für ein kompetentes Handeln.

Die Applikation beinhaltet die Stammdaten aller Ämter und Institutionen im Justizvollzug. Der/die Benutzer:in wird mittels spezifischer Bedienmasken durch die Geschäftsprozesse wie z.B. Ein- und Austritte geführt, die Stammdaten werden von der Software automatisch aktualisiert.

Ob Kostgelder oder weitere Auslagen wie Arztkosten, Medikamente und Transporte, ob Arbeitsentgelte oder Bezüge im Kiosk – Gina Buchhaltung bietet im Grossen wie im Kleinen beste Unterstützung. Das Arbeitsentgelt der Insass:innen wird auf dem persönlichen Konto gutgeschrieben und Bezüge von Gütern im Kiosk werden dem Konto belastet.

Gina Buchhaltung erfüllt die Vorgaben der revisionssicheren Buchführung. Weil einfache Buchungen über Prozesse gesteuert werden, kann die Applikation diese aus dem Kontext heraus interpretieren und den daraus resultierenden Buchungssatz selbst erstellen. Buchhalter:innen finden sich in Gina Buchhaltung schnell zurecht, da sie nach den anerkannten Regeln der doppelten Buchhaltung aufgebaut ist.

Geschäftsprozesse innerhalb der Institution sind genauso abgebildet wie Prozesse zwischen Institutionen im Justizvollzug oder mit Drittanwendungen. Mit Gina wird der/die  Benutzer:in mittels spezifischer Bedienmasken durch die Geschäftsprozesse der Institution geführt. Damit wird beispielsweise die Zuteilung und die Verschiebung von Klient:innen vereinfacht. Und bei komplexen Geschäftsprozessen mit vielen involvierten Stellen bedarf es eines führenden technischen Prozesses, der das Zusammenspiel der Applikationen in den verschiedenen Institutionen, Organisationen und Ämtern steuert.

Die Geschehnisse an der Pforte und besondere Vorkommnisse in der Institution werden im Logbuch festgehalten. Die Erfassung wird durch spezifische Prozesse unterstützt. So wird beispielsweise bei Besuchen sichergestellt, dass die Personalien sowie die Start- und Endzeit des Besuchs festgehalten werden. Zudem wird gewarnt, wenn das geltende Regime oder Sanktionen den Besuch nicht zulassen.

Im Fokus von Agenda und Journal stehen die Aktivitäten der Klient:innen. Plandaten werden in der Agenda erfasst, die tatsächlichen Geschehnisse werden ins Journal übertragen und ergänzt. Die Einträge werden auch für die Klientenbeurteilung mit Gina Führung beigezogen.

Pro Vollzugsart werden typische Vollzugshandlungen hinterlegt. Diese können bei der Fallerfassung automatisch eingefügt und pro Vollzugsfall angepasst werden.

Die Dateien (Text-, Ton- und Bilddateien) werden sicher und zentral gespeichert. Mit den entsprechenden Rechten kann, über alle Institutionen im Justizvollzug des Kantons hinweg, auf die Daten und Dateien zugegriffen werden. Der Gina Dateimanager ist der Dreh- und Angelpunkt für die elektronische Aktenführung und damit auch die Basis für den elektronischen Rechtsverkehr. 

Durch die Versionierung und das Aus- und Einchecken der Dokumente wird die Arbeit im Team unterstützt. Mit Office 365 kann gleichzeitig an Dokumenten gearbeitet werden. Zusätzlich können mit der Aufgabenverwaltung Dateien zur Info, zur Stellungnahme oder zur Erledigung weitergereicht werden. In Kombination mit der Aufgabenverwaltung kann auch ein temporärer Zugriff auf Dateien erteilt werden.

Der Dateimanager bietet eine einfache, schnelle Suche in den elektronischen Dateien inklusive Metadaten. Mit dem Viewer werden die Dateien originalgetreu angezeigt. Der Viewer ermöglicht ein schnelles Arbeiten und erhöht damit die Akzeptanz von elektronischen Akten wesentlich.

Gina Kiosk umfasst die Lagerbewirtschaftung, die Bestellung, die Auslieferung und die Führung der Konten der Klient:innen. Gina Kiosk ist sowohl Einkaufsladen und Lieferservice als auch Bank. Gina Kiosk bietet Unterstützung zur Einhaltung individueller Einschränkungen und Sanktionen bezüglich des Angebots. Die Lagerbewirtschaftung und der Logistikprozess müssen so gestaltet sein, dass möglichst keine unerwünschten Güter eingeschleust werden können.

Gina Bibliothek vereinfacht die Bewirtschaftung der hausinternen Bibliothek mit automatisierter Erfassung, Standortverwaltung und Ausleihe. Der Ausleihvorgang ist für die Arbeit mit Barcode Scanner optimiert. 

Eine sichere Medikation und die Missbrauchsprävention erfordern klare Abläufe, Kontrollen und eine gute Datenbasis mit Diagnose und Krankengeschichte. Die Krankenakte ist die Grundlage für Entscheide bezüglich Medikationen, Konsultationen oder Diäten sowie für Vorgaben an das Personal. Anweisungen des Gesundheitsdienstes werden zentral erfasst und entsprechend den Benutzer:innenberechtigungen angezeigt. Der Bericht des Gesundheitsdienstes steht auch dem kantonalen Vollzugsdienst als Entscheidungsgrundlage zur Verfügung.

Hat sich der/die Klient:in im Sinne der Führungskriterien verändert? Gina Führung unterstützt die regelmässige Beurteilung der Klient:innen als Basis für z.B. Vollzugslockerungen.

Mit Beurteilungsbögen und Auswertungsgrafiken bietet Gina Führung optimale Unterstützung, sowohl für die Institution als auch für den kantonalen Vollzugsdienst, der über Vollzugslockerungen entscheidet. Eng verknüpft mit der Qualifikation ist die Planung der Arbeitseinsätze der Klient:innen. Das Arbeitsentgelt wird deren Konten automatisch gutgeschrieben.

Schnell stehen einfache Tabellen, Kreuztabellen und verschiedene Grafiken in unterschiedlichen Ausgabeformaten zur Verfügung. Die Anwend:innen können die gewünschten Auswertungen eigenständig und ohne Programmierkenntnisse erstellen. Es stehen verschiedene Standardlisten, Statistiken, Berichte und Möglichkeiten zum Datenexport zur Verfügung. Typische Beispiele sind Informationen zu Belegung, Regime, Ein- und Austritten, Arten von Sanktionen und Sonderregelungen.