Martin Gianutt, der Betreibungsamts-Innovator
Martin Gianutt leitet das Stadtammann- und Betreibungsamt Wallisellen-Dietlikon und hat eine Leidenschaft: Die Digitalisierung. Sie trieb ihn an, gemeinsam mit Printcom ein revisionssicheres elektronisches Archiv und ein digitales Post-Retourenmanagement zu entwickeln. Nun hat er bereits das nächste Digitalisierungs-Projekt im Kopf.
«Früher lief das so: Warten Sie kurz, ich gehe ins Archiv und hole ihre Unterlagen.» Meistens fand man das Gesuchte genau in diesem Moment nicht, musste den Kunden vertrösten und halste sich zusätzliche Arbeit auf. Als ich im Herbst 2021 hier im Stadtammann- und Betreibungsamt in Wallisellen startete, haben wir gearbeitet wie vor 20 Jahren in der Branche. Das heisst, wir haben alles auf Papier archiviert. Das war meine Ausgangslage», erklärt Martin Gianutt.
Martin Gianutt (47) leitet das Stadtammann- und Betreibungsamt Wallisellen-Dietlikon seit dem 1.1.2022. Hier ist zu erwähnen, dass der Betreibungsbeamte im Kanton Zürich in Personalunion als Stadtammann tätig ist. Dieser hat auch zivilrechtliche Aufgaben, die von allgemeinen Verboten, über amtliche Befundaufnahmen, Beglaubigungen bis zu Vollstreckungen, Ausweisungen aus Mieträumen bis zu amtlichen Zustellungen reichen. In das Amtsgebiet von Martin Gianutt gehören zwei Gemeinden, die zusammen einen Betreibungskreis mit insgesamt über 25'000 Einwohnenden bilden. Das Amt hat jährlich rund 10'000 Kundenbesuche, stellt 8000 Zahlungsbefehle und 7000 Auszüge aus dem Betreibungsregister aus und verfügt 3000 Pfändungen. Alle Dossiers wurden bis im Frühling 2022 auf Papier geführt.
- 970'000
Dokumente im Archiv - 8000
Zahlungsbefehle pro Jahr - 10'000
Kundenbesuche im Amt jährlich
100 Veränderungen im ersten Jahr
Martin Gianutt ist seit 20 Jahren in der Branche tätig. Vor dem Betreibungsamt Wallisellen leitete er sechs Jahre das Gemeindeammann- und Betreibungsamt in Steinmaur sowie andere Ämter, davor war er Betreibungsinspektor im Kanton Aargau. Er kennt die tägliche Arbeit, die Bedürfnisse aber auch die Herausforderungen des Amtes und seiner Aufgaben. Für die aktuelle Position wurde er von der Stadt Wallisellen angefragt. Verständlich: Martin Gianutt ist ein Macher. Das sagen sein Schritt, sein Blick und seine Körpersprache. Darum wundert es keinen, dass er bereits im ersten Jahr in Wallisellen 100 Veränderungen umgesetzt hat.
«Es ist schwer zu glauben, aber die Hälfte der Betreibungsämter in Zürich archiviert auch 2023 noch auf Papier.»
Martin Gianutt
Martin Gianutt, Leiter Stadtammann- und Betreibungsamt Wallisellen-Dietlikon
Vorteile der Printcom Software
Revisionssicheres digitales Archiv
Das revisionssichere Archiv «dg archive» gewährleistet die sichere und langfristige Archivierung Ihrer Dokumente. Dabei werden die bestehenden Dokumente aus dem Schuldner-Ordner in die Archivlösung migriert und können durch eine vollständige Integration aus BEA.NET über die «Archivsuche» weiterhin abgerufen werden.
Vollautomatischer Frankiervorgang
Ihre Einzel- und Massendrucke können sie vollautomatisch im Sichtfenster direkt beim Ausdruck elektronisch frankieren. Eine Frankiermaschine und manuelle Verfahren, wie z. B. Etiketten für Einschreiben, entfallen. Die Erstellung der benötigten Versandpapiere erfolgt ebenfalls automatisch. Sie können elektronische Zustellnachweise zusätzlich zu Ihren Dokumenten (inklusive Frankierung) in Ihrem elektronischen, revisionssicheren Archiv hinterlegen.
Elektronische Dossierführung
Mit der edossier Lösung wird die ausgehende und eingehende Korrespondenz und interne Dokumente automatisch elektronisch in das entsprechende Dossier abgelegt (inklusive Track'n'Trace Unterlagen und Retourendokumente).
Aussagekräftige Nachverfolgung
Eine Sendungsverfolgung ist unkompliziert mit dem Posttracker möglich. Dieser gibt eine Übersicht über alle Versandvorgänge und man sieht auf einen Blick, wenn z. B. die Zustellung nicht funktioniert hat. Bei Einschreiben kann nachvollzogen werden, ob der:die Empfänger:in die Post erhalten hat. Die Unterschrift des:der Empfänger:in wird dauerhaft archiviert und es kann nach Betreibungs-ID/Schuldner-ID gesucht werden.
Gewährleistete Rechtssicherheit
Signaturdokumente bei Einschreiben und A+ werden nach der Zustellung oder Rücksendung automatisch erstellt. Erfasst werden die Empfängeradresse, die Unterschrift, die Uhrzeit, der Erfassungsort, der Kuvertinhalt und die Sendungshistorie. Das Dokument wird als E-Akte im Archiv abgelegt und kann bei Gerichtsverhandlungen vorgelegt werden.
Elektronisches Retourenmanagement
Mit dem elektronischen Retourenmanagement können Sie physische Retouren im PostModul verarbeiten. Hierzu werden Retouren durch die Post eingescannt und elektronisch an das PostModul übermittelt. Wahlweise können die Retouren durch die Post qualifiziert entsorgt oder zusätzlich nach dem Scanning-Prozess wieder physisch an das Amt retourniert werden. Die Lösung steht sowohl für Standard-Post als auch für eingeschriebene Briefe zur Verfügung.
Martin Gianutt im obersten Stock des neuen Verwaltungsgebäudes in Wallisellen.
«Ich sagte ihnen bereits beim Vorstellungsgespräch: Entweder wir machen es nach meinen Vorstellungen, oder ich trete die Stelle nicht an», erklärt Gianutt. Und Wallisellen hörte zu: Die IT-Abteilung setzt die Digitalisierungsstrategie gemeinsam mit ihm konsequent um. «Wenn ich etwas möchte, suchen wir gemeinsam eine Lösung. Die ganze Abteilung wusste, wo die Reise hingehen soll. Und ich fordere das auch ein. Weil die Stadt hinter dem Prozess steht, kann ich meinen Kolleg:innen die einzelnen Schritte besser verkaufen. Die meisten digitalen Veränderungen habe ich bereits in Steinmaur durchgemacht, davon kann ich jetzt profitieren», fasst Martin Gianutt zusammen.
Der Beta-Tester
Werfen wir einen Blick zurück: Das revisionssichere elektronische Archiv hat Martin Gianutt in seiner Zeit in Steinmaur gemeinsam mit Printcom entwickelt: «Vom Betreibungsinspektorat kam punkto Digitalisierung zu wenig und darum habe ich selbst die Initiative ergriffen. Ich bin auf Printcom zugegangen und habe ihnen mein Bedürfnis geschildert», so Martin Gianutt. Gemeinsam haben sie das Projekt für eine elektronische Archivlösung gestartet, neue Prozesse aufgesetzt und die Software dafür gebaut.
«Eine Zeitlang habe ich alles doppelt geführt, auf Papier und elektronisch. Ich musste alle – einschliesslich mich - überzeugen, dass das funktioniert. Das war sehr spannend, aber auch sehr intensiv», erläutert Gianutt. Inzwischen konnte Martin Gianutt seine medienbruchfreie Arbeitsweise einigen Amtskollegen, die mit der gleichen Fachapplikation von Bonimpex (Fachapplikation für Betreibungs- und Konkursämter) arbeiten, zeigen, auch ausserkantonal: «Diese konnten zuerst gar nicht glauben, dass ich kein Blatt Papier mehr auf dem Pult habe. Erst als sie gesehen und erlebt haben, wie wir arbeiten, wurde das papierlose Betreibungsamt für sie greifbar», sagt Gianutt. Martin Gianutt ist ein Umsetzer, der nicht lockerlässt, bis er seine Ziele erreicht hat: «Sobald ich in der Software etwas feststellte, das nicht wie gewünscht funktionierte, habe ich mich bei Printcom gemeldet. Die Zusammenarbeit mit Printcom war von Beginn weg auf Augenhöhe und man hat immer verstanden, was ich wollte.»
Es war ein engagiertes und fruchtbares Projekt: Die Inputs von Martin Gianutt flossen in die Weiterentwicklung des elektronischen Archivs ein, alle Wünsche von Seiten Betreibungsämter wurden von ihm beurteilt. Zudem sind Printcom und Bonimpex in regelmässigem Austausch und entwickeln das Produkt konsequent weiter.
«Ich beobachte, wie sich Printcom weiterentwickelt und wie es softwaremässig für uns weitergehen könnte.»
Martin Gianutt
Leiter Stadtammann und Betreibungsamt Wallisellen-Dietlikon
Nächstes Projekt: Nicht zustellbare Briefpost
Auf dem Weg zum papierlosen Betreibungsamt war die nicht zustellbare Briefpost sein nächstes Vorhaben in Wallisellen. Und da sich Martin Gianutt als mustergültiger Betatester für Printcom herausstellte, ging er kurz nach der Entwicklung des elektronischen Archivs das nächste Pilotprojekt mit Printcom an: Das elektronische Briefpost-Retourenmanagement. «Ein Teil unserer Briefpost kommt nie beim Empfänger an. Diese Umschläge kommen – oder kamen - physisch zurück. Und das Verarbeiten dieser Kuverts bedeutete für uns einen grossen Aufwand. Dank dem elektronischen Retourenmanagement bekommen wir einen Scan des entsprechenden Kuverts, den wir elektronisch, also medienbruchfrei, verarbeiten können. Diese Rücksendung kostet mich einige Rappen, Kosten, die unser Amt selbst trägt», erklärt Gianutt.
Nicht alle können mit seinem Digitalisierungstempo mithalten: «Ich bin in der Branche bekannt und mit mir muss man arbeiten können - und wollen. Es gibt Menschen, die uns verlassen, weil der eingeschlagene Weg nicht ihrer ist. Es menschelt auch hier, damit muss ich leben können», erklärt Martin Gianutt.
Nimmermüder Martin Gianutt
Anfang April 2023 zog das Stadtammann- und Beitreibungsamt in einen topmodernen Neubau, der dereinst alle Bevölkerungsdienste in Wallisellen unter einem Dach vereinen wird. Martin Gianutt ist stolz auf sein Team und wirkt zufrieden - für den Moment. «Das Amtsstubendenken haben wir hinter uns gelassen und wir konnten das Kundenerlebnis spürbar verbessern. Der Kunde soll sich nach einem Kontakt mit uns als wertvoller Mensch fühlen. Auch wenn wir die Hälfte seines Einkommens pfänden. Hier hilft uns die Digitalisierung, sie macht uns effizienter und wir haben mehr Zeit für den Austausch auf Augenhöhe mit den Menschen. Das hilft, Eskalationen und Polizeieinsätze zu verhindern», erklärt Martin Gianutt.
«Jetzt könnte ich mich eine Weile ausruhen, aber das ist nicht meine Art», sagt Martin Gianutt und lächelt. Das nächste Projekt zeichnet sich schon am Horizont ab. Der revisionssichere elektronische Posteingang. Martin Gianutt, seine Leidenschaft ist die Digitalisierung.
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