Wie das Aarhus den Digitalisierungsstau auflöste

Auf dem Weg in sein Büro passieren wir den Fahrzeugpark der besonderen Schule, Rollstühle, Geh- und Stehhilfen, und andere Gefährte, reihen sich aneinander. «Das Orthopädie-Team ist mindestens einen Tag pro Woche hier im Haus, jedes Kind braucht eine massgefertigte Unterstützung», so Hauser. Man hat das Gefühl, IT sei höchstens zweitrangig. Trotzdem läuft ohne Technologie nicht viel im Aarhus. «Wir hatten einen Digitalisierungsstau, aber der ist behoben. Neben Microsoft ist socialweb die wichtigste Software bei uns im Haus. Wie wir früher mit Excel-Listen gearbeitet haben, war vorsintflutlich», sagt Tobias Hauser. 

In den vergangenen eineinhalb Jahren hat das Aarhus seine gesamte IT-Landschaft umgestellt. Citrix wurde abgeschafft, SharePoint eingeführt, Abacus in die Cloud verschoben – und schliesslich wurde socialweb eingeführt. «Wenn schon eine neue Software, dann richtig», dachte sich Tobias Hauser damals. «Alles andere macht keinen Sinn.» So wurde er intern verantwortlich für das Projekt. Im Juli 2023 erhielten die ersten Mitarbeitenden ihre Zugänge zu socialweb, ab Mitte Oktober arbeiteten schliesslich alle 345 Angestellten damit. Sogar Hauswirtschaft und Reinigungspersonal nutzen die Software inzwischen für die Zeiterfassung. 

Am längsten zögerte die Abteilung Therapie, die komplexe Anforderungen mitbrachte und erst überzeugt werden wollte. «Ich habe viel Überzeugungsarbeit geleistet, um sie auf den socialweb-Weg mitzunehmen», sagt Hauser. Die Mitarbeitenden der Abteilung Therapie gaben danach jedoch Gas: «Inzwischen läuft die gesamte Terminplanung der Therapien und die Organisation der Arztkonsultationen über socialweb. Und sie sind zufrieden», sagt Tobias Hauser nicht ohne Stolz.

Tobias Hauser ist derzeit der einzige Superuser von socialweb. «Weil keine weiteren Schlüsselpersonen eingebunden wurden, liegt die Verantwortung für sämtliche Aufgaben rund um das System bei mir – obwohl ich dafür eigentlich zu wenig Zeit habe.» Sein wichtigstes Fazit: Superuser sollten von Beginn an definiert und in die Entwicklung eingebunden werden. Ausserdem empfiehlt er, den IT-Change schrittweise, statt auf einmal umzusetzen.

Heute ist das Aarhus eine von wenigen Institution in der Schweiz, die sämtliche Module von socialweb nutzt: Journal, Aufgaben, Termine, Dateien, Pflege, System, Kontakte, Planung und Zeiterfassung. Beim Modul Leistungen/Rechnungen sind sie noch mitten im Einführungsprozess. Sie starteten mit der Abteilung Therapie, weil diese mit vielen Leistungsträgern wie beispielsweise Krankenkassen und der IV, abrechnet. Als Nächstes werden Aufenthaltskosten für die anderen Abteilungen über socialweb abgerechnet. «Das stelle ich mir nach den Therapien unkompliziert vor», sagt Hauser zuversichtlich. Die Konfigurierung des Moduls Prozesse startete Ende 2024.

Für die Konfigurierung sassen sie wöchentlich mit Matthias Andenmatten und dem weiteren Projektteam zusammen und setzten die Anforderungen um. «Ich mag die Konfigurierungssitzungen mit socialweb, das fordert mich. Meine grösste Herausforderung war eine andere: die internen Leute mitzunehmen und sie von socialweb zu überzeugen. Das war sehr anspruchsvoll und klappte nur, weil ich auf die Rückendeckung des Direktors zählen konnte. Er hat das Projekt von Anfang an gestützt und für die nötigen Ressourcen und Rahmenbedingungen gesorgt». Tobias Hauser arbeitete nicht mit Druck, sondern mit Überzeugungsarbeit. «Hier war Matthias Andenmatten und sein Team eine grosse Unterstützung, sie sind kompetent, rhetorisch gut und schnell im Kopf». 

Keti Iashvili, die Leiterin der Wohngruppe Rot, schätzt besonders die einfache Handhabung von Stammdaten in socialweb: «Wenn ich für einen Bewohnenden einen Arzttermin vereinbaren muss, sehe ich mit einem Klick alle nötigen Infos. Das ist sehr übersichtlich.» Auch für die interdisziplinäre Zusammenarbeit hat sich die Software bewährt: «Ich kann alle Personen, wie Therapeut:innen oder die Nachtwache, markieren, die eine Nachricht erhalten müssen. Und mit der Kommentarfunktion können viele Infos auch im Nachhinein geklärt oder eingeholt werden,» sagt Keti Iashvili.

Tobias Hauser in der Rolle als Leiter Erwachsene schätzt die gute Übersicht in socialweb: «Ich kann mir alle aussergewöhnlichen Vorfälle oder Fehlmedikationen inklusive Kommentare anzeigen lassen, das macht es uns einfach, der Aufsichtspflicht des Kantons nachzukommen». Für aussergewöhnliche Vorfälle, Fehlmedikationen und Krisen hat das Aarhus gesteuerte Prozesse mit Checkboxen und Textbausteinen angelegt. Sonst ist die Journalführung frei.

Was beide herausstreichen: «socialweb setzt eine gewisse Selbstverantwortung voraus. Es ist eine Software, die bedient werden muss. Sie hat keine Automatismen. Das hat viele Vorteile, aber auch Nachteile», sagt Tobias Hauser. Keti Iashvili findet, dass selbst Mitarbeitende ohne Deutsch als Muttersprache gut zurechtkommen und neue Teammitglieder schnell eingearbeitet sind – denn diese müssen nur ein einziges Tool erlernen.

Zum Abschluss macht Tobias Hauser einen Vorschlag für eine Weiterentwicklung: «socialweb könnte ein neues Modul ‚Facility Management (Küche, Essen)‘ entwickeln. Die Software weiss bereits, wer wann anwesend ist. Diese Daten müssten nur noch mit Plänen und Leistungen verknüpft werden. Für unsere Grösse wäre das eine grossartige Erweiterung», sagt Hauser und lächelt.

Die Stiftung Aarhus unterstützt seit fast 70 Jahren Kinder, Jugendliche und Erwachsene mit einer körperlichen oder mehrfachen Beeinträchtigung beim Lernen, Arbeiten und Leben. Im Rahmen von Leistungsverträgen mit dem Kanton Bern führt sie eine besondere Volksschule mit Internatsangebot, weitere Wohngruppen mit Ateliers und betreut Menschen an mehreren Standorten in Gümligen, Wichtrach und Zollikofen.