«Das Know-how von socialweb ist einzigartig»

Die Suche nach einer neuen Software

Die Heilsarmee ist eine internationale, christliche und soziale Organisation. Der Schweizer Zweig der Heilsarmee umfasst zahlreiche soziale Einrichtungen, darunter Arbeitsintegrationsprogramme, Behindertenheime sowie Wohnheime für Erwachsene, Jugendliche und Kinder in verschiedenen Lebenssituationen. Früher nutzten die Institutionen das Datenbanksystem IBM Notes. Der Entschluss, die Software abzulösen, kam von der internationalen Heilsarmee mit einer klaren Deadline: Dezember 2024.

«Die Einrichtungen sind sehr vielfältig in ihrem Angebot, doch wir wollten eine einzige Softwarelösung für alle. Das steigert die Effizienz, erleichtert den Support, die Schulungen und den Personalwechsel innerhalb der Institutionen», erläutert Michael Andrey, Projektleiter auf Seiten der Heilsarmee. Michael Andrey und Ingo Hefti aus seinem Team, erfassten zunächst den Ist-Zustand und die Anforderungen der Einrichtungen an eine neue Lösung. «So entstand ein umfangreicher Anforderungskatalog, mit dem wir uns auf die schwierige Suche nach einem Anbieter machten», berichtet Michael Andrey.

Wir sitzen im Garten des Kinderhauses, der Blick fällt auf den neugestalteten Hof. Hier gibt es verschiedene Kletter- und Bewegungselemente aus Holzstämmen, und in etwa zehn Metern Höhe thront ein Spielturm mit einem Ausguck, der an eine kleine Sternwarte erinnert. Die Kinder durften bei der Gestaltung mitbestimmen und mitwirken.

Bevor die Heilsarmee den Zuschlag erteilte, testeten das Centre Espoir in Genf, Wohnen und Begleiten Zürich und das Kinderheim Holee in Basel socialweb drei Monate lang intensiv mit ihren produktiven Daten. «Letztlich entschieden die drei Institutionen, ob sie mit socialweb weitergehen wollten oder nicht, denn sie müssen schliesslich täglich damit arbeiten. Nach der Entscheidung migrierten wir eine Institution nach der anderen. Im Mai 2022 ging die erste Institution live, und bis Ende 2024 wird socialweb in allen Einrichtungen implementiert sein», erklärt Michael Andrey. Stephan Sieber ergänzt: «Ich wollte socialweb unbedingt testen. Aus meiner beruflichen Erfahrung kenne ich viele Softwarelösungen, aber oft sind sie nicht vollständig durchdacht. Bei socialweb ist das anders. Ich habe schnell erkannt, dass es die beste Lösung ist, die wir geprüft haben. Man merkt, dass Leute aus der sozialen Branche daran mitgearbeitet haben.»

Das Kinderhaus Holee hat eine 24-Stunden-Notfallaufnahme: «Die Polizei bringt uns auch mitten in der Nacht Kinder. Wir arbeiten mit unregelmässigen Arbeitszeiten, was für viele zunehmend unattraktiv ist», erklärt Stephan Sieber. Neben dem herausfordernden Alltag kommt der Umgang mit Technologie und Administration hinzu. «Für die Mitarbeitenden war die Einführung von socialweb eine grosse Umstellung. Sie sind stark ins Tagesgeschäft eingebunden, und Software hat für sie weniger Priorität. Dazu kommen Projektsitzungen, und dann sollen sie noch Schulungsvideos ansehen – da war viel Unsicherheit spürbar», erzählt Michael Andrey. Daher sorgte das Projektteam frühzeitig für einen Zugang zur Software, damit die Mitarbeitenden erste Journaleinträge erstellen und die Schulungsvideos anschauen konnten. So wurden sie rasch mit der neuen Applikation vertraut.

In der Gruppe Chäferli, wo die Kleinkinder wohnen, liegen Legosteine und glitzernde rosa Prinzessinnenschuhe im Flur. «Hier kommen alle gut mit socialweb zurecht. Die Software ist benutzerfreundlich und die Mitarbeitenden finden sie einfacher als das alte System. Ihr Arbeitsalltag wurde durch die Software erleichtert», berichtet Stephan Sieber. Und weiter: «Wir haben viele junge Leute, die die teilweise fehlenden digitalen Fähigkeiten der älteren Mitarbeitenden kompensieren. Dafür übernehmen die Erfahrenen andere Aufgaben für sie.»

Michael Andrey hebt hervor, wie wertvoll es war, Matthias Andenmatten, einen Informatiker mit sozialpädagogischem Hintergrund, im Team zu haben. «Das Know-how von socialweb ist in der Schweiz einzigartig. Unverzichtbar war zudem die Mitarbeit von Ingo Hefti, der die IBM Notes Datenbank in der Heilsarmee aufbaute und betreute. «Dank seinem Knowhow und seiner guten Vernetzung in den Institutionen konnten wir im Vorfeld viele Probleme direkt mit Matthias lösen», erklärt Michael Andrey. 

Die Digitalstrategie der Heilsarmee ist umfassend, doch socialweb deckt die Bedürfnisse sehr gut ab. Beispielsweise sollen bestehende Prozesse mit neuen Anwendungen vereinfacht werden, was durch das Arbeiten mit Tablets, das Einloggen mit Face ID oder die integrierte VPN-Verbindung erfüllt wird. «Und wir stellen den Support intern sicher, so können wir die meisten Probleme selbst lösen», erläutert Michael Andrey. Das Projekt war gross, aber letztlich sehr erfolgreich: «Wir hielten den Zeitplan ein und blieben im Budget, was bei Softwareprojekten nicht selbstverständlich ist. Die lange Evaluationsphase und der Einbezug der Institutionen waren die Schlüssel zum Erfolg», betont Michael Andrey.

Eine erste Umfrage ergab, dass über 80 Prozent der Nutzer sehr zufrieden oder zufrieden mit der Software sind. «Die 17 Prozent der teilweise Zufriedenen sind darauf zurückzuführen, dass wir wegen des strikten Zeitplans noch nicht alle Module und Anforderungen von socialweb implementiert haben», erklärt Michael Andrey. Diese werden in einem zweiten Projekt, sofern sinnvoll, nachgezogen.

Wir verabschieden uns von Stephan Sieber und dem Kinderhaus Holee. Gleichzeitig mit uns verlässt ein etwa fünfjähriges Mädchen, begleitet von einem Mann und einer Frau, das Gebäude. Sie trägt ihr Plüschtier unter dem Arm und strahlt.

So setzen das Kinderhaus Holee und das Schlössli socialweb ein:

• Das Team von Stephan Sieber nutzt das Journal, die Aufgaben und die Termine – letztere zweckentfremdet für die Besuchskontrolle und -statistik sowie zur Koordination, und um zu planen, wann und wo die Kinder sein müssen.
• Die Pinnwand verwenden sie für die aktuellen Ziele für jedes Kind.
• Zudem setzen sie die Module Dateien, Kontakte, System und Pflege ein, Letzteres für die Medikamentenabgabe und Dokumentation, die genau den kantonalen Vorgaben entspricht.
• Im Modul Texte sind die aktuellen Besuchsrechte der Kinder hinterlegt