«Alle haben Berührungspunkte mit socialweb»

Ein System bauen, das für alle passt

obvita ist in die Bereiche Sehberatung, Berufliche Integration, Arbeit und Wohnen aufgeteilt und jede Abteilung hat verschiedene Anforderungen an ein Softwaresystem. «Alle haben unterschiedliche Zuweiser, unterschiedliche Klient:innen, was Alter oder Themen angeht, und hier eine Softwarelösung zu bauen, die für alle passt, war eine riesige Herausforderung», sagt Matthias Lorenz.

Die Suche nach einer passenden Lösung begann 2021 durch die Projektgruppe und dauerte etwa zwei Jahre. Anfang 2023 fiel die Entscheidung für socialweb. Es wurde eine Konfigurationsgruppe gebildet, der Matthias Lorenz angehörte. «In den ersten Monaten kümmerten wir uns um das Abbilden der Grundstruktur und unserer Prozesse in socialweb und wählten die Module aus, die wir brauchten.»

Ab Juli 2023 erfolgte die Datenmigration, die Datenerfassung und die Schnittstellenprüfung mit dem Hauptsystem Abacus. «Es war eine sehr intensive Zeit, im Kernteam der Konfigurationsgruppe waren damals neun Fachpersonen von obvita und eine Projektleiterin von socialweb. Die Idee war, gemeinsam alle zwei Wochen die Implementierung voranzutreiben. Rasch stellten wir fest, dass wir zusätzlich zu den Meetings mit socialweb interne Absprachen brauchen. Die nötigten zeitlichen Ressourcen haben wir zu Beginn unterschätzt», sagt Matthias Lorenz.

Die Projektgruppe bestand aus Personen, die im direkten Kontakt mit Klient:innen arbeiten. Die Einführung bedeutete somit Mehrarbeit neben dem Alltagsgeschäft. «Das beanspruchte uns alle sehr. Es tauchten auch Fragen zu Prozessen und Abläufen auf, die wir zuerst intern diskutieren und festlegen mussten, bevor wir sie in socialweb abbilden konnten», erklärt Matthias Lorenz.

Durch die Dauer des Projekts, kam es auch immer wieder zu personellen Wechseln innerhalb der Projekt- und Konfigurationsgruppe. «Das war eine grosse Herausforderung, da die Personen geschult werden und sich neu in die Komplexität des Systems einfinden mussten. Die ursprüngliche Konfigurationsgruppe von neun Personen schrumpfte in der Zeit auf vier Mitglieder», so Matthias Lorenz

socialweb führte dazu, dass das Team die Bedürfnisse der verschiedenen Bereiche besser kennenlernte. «Wir mussten genau wissen, was die anderen machen und brauchen. Das war sehr spannend und ist es heute noch. Wenn ich neue Anforderungen der Basis an das System nicht nachvollziehen kann, lasse ich sie mir erklären», sagt Matthias Lorenz.

Durch die Einführung von socialweb hat obvita seine Prozesse weiterentwickelt: «In unserem alten System verschickten wir Journaleinträge per E-Mail. In socialweb ist das nicht mehr nötig. Stattdessen versenden wir Chatnachrichten, weisen auf Einträge hin und erfassen Notizen. Dies ist nicht nur benutzerfreundlicher, sondern auch aus Datenschutzsicht deutlich besser, da alle Informationen sicher innerhalb des Systems bleiben», erklärt Matthias Lorenz.

Die Rückmeldungen zu socialweb bei Matthias Lorenz in der beruflichen Integration sind durchwegs positiv. «Da kommt auch mal jemand und meint: Hey, grossartiges System, ich bin sehr happy.» Jeder Bereich hat eigene Key User, diese fangen die wichtigsten Fragen ab und tauschen sich regelmässig untereinander aus. «Sie sind mitverantwortlich, immer mehr interne Prozesse in socialweb abzubilden. Und die Key User Gruppe nimmt sich dann auch der Umsetzung der Idee an.»

Der webbasierte Zugriff von socialweb ist ein grosser Vorteil: «In der Sehberatung können die Mitarbeitenden von überall zugreifen, also auch unterwegs und es wird alles automatisch gespeichert. Das ist eine grosse Vereinfachung zu früher. Das alte System stürzte immer wieder ab, darum setzten viele auf die bewährte Papierakte.» Weil socialweb so stabil läuft, wird obvita mittelfristig nur noch digital arbeiten. «Und wir wollen alle Informationen zu Klient:innen nur noch in socialweb haben und nicht mehr auf irgendwelchen Laufwerken», sagt Matthias Lorenz.

«Die Einführung von socialweb war eines der grössten Projekte bei obvita in den letzten zehn Jahren», resümiert Matthias Lorenz. Heute wird das System in allen Bereichen eingesetzt – von der Sehberatung über die Ausbildung bis zur Arbeitsintegration und Wohnbegleitung. «Es gibt so gut wie niemanden, der keine Berührungspunkte mit socialweb hat. Nach einem Jahr können wir sagen: Das System erleichtert unseren Alltag, funktioniert sehr zuverlässig und deckt unsere Bedürfnisse sehr gut ab.»

obvita ist eine soziale Institution mit Sitz in St. Gallen, die sich für die Förderung und Integration von Menschen mit Behinderungen aus der Ostschweiz und aus Lichtenstein einsetzt. Sie bietet vielfältige Dienstleistungen wie Ausbildung, Arbeitsplätze, Wohnangebote und Beratungen für Menschen mit Sehbehinderungen und anderen Beeinträchtigungen.

Durch ihre Angebote unterstützt obvita die Selbstständigkeit und soziale Teilhabe ihrer Klient:innen und leistet damit einen wichtigen Beitrag zur Inklusion in der Gesellschaft.

www.obvita.ch